Algemeen

In deze privacyverklaring willen we alle leden aangesloten bij Bonheiden Tennis en Padel Club (hierna BTK genoemd), deelnemers aan BTK-activiteiten, leveranciers, klanten en personen die belangstelling tonen in onze clubwerking informeren over welke persoonsgegevens we verzamelen en hoe wij omgaan met deze gegevens.

Wij doen er alles aan om de privacy te waarborgen en gaan daarom zorgvuldig om met persoonsgegevens. BTK houdt zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (ook gekend als GDPR).

 

Dit brengt met zich mee dat:

• Wij je persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt; deze doelen en type persoonsgegevens zijn beschreven in deze Privacyverklaring;

• Wij de verwerking van je persoonsgegevens beperken tot enkel die gegevens welke nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt;

• Wij om je uitdrukkelijke toestemming vragen voor elke verwerking van je persoonsgegevens die niet gedekt is door een wettelijke verplichting, contractuele grond of gerechtvaardigd belang in functie van het doel waarvoor deze zijn verstrekt;

• Wij passende technische en organisatorische maatregelen hebben genomen zodat de beveiliging van je persoonsgegevens gewaarborgd is;

• Wij geen persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt;

• Wij op de hoogte zijn van je rechten als betrokken persoon omtrent je persoonsgegevens, je hierop willen attent maken en deze willen respecteren;

• Wij je persoonsgegevens niet langer bewaren dan noodzakelijk voor de goede werking van de club.

 

 

Doeleinden en grondslagen voor verwerking

Uw persoonsgegevens kunnen door BTK worden verwerkt voor de volgende doeleinden:

• De identificatie van onze leden, het voeren van een ledenadministratie en dienstverlening aan de leden;

• Het verzekeren van de leden voor lichamelijke ongevallen en burgerlijke aansprakelijkheid;

• Het informeren over onze clubwerking en het uitnodigen voor clubactiviteiten;

• De organisatie van club- en interclubcompetities, sportieve trainingen, lessen en opleidingen;

• Het registeren van uw competitieresultaten en berekenen van uw klassement en/of ranking (bv. Via Tennis en Padel Vlaanderen);

• Het kunnen deelnemen aan officiële competities, opleidingen en andere activiteiten van Tennis en Padel Vlaanderen;

• Het detecteren en opvolgen van talenten;

• Het bevragen van onze leden en uitvoeren van marktonderzoek en statistieken in functie van ons toekomstig clubbeleid;

• Het bekomen van subsidiëring door de lokale en Vlaamse overheid;

• De promotie van onze activiteiten via de website en sociale media met gebruik van beeld- en geluidsmateriaal

• Voldoen aan andere adminstratieve en fiscale verplichtingen

 

 

Categorieën persoonsgegevens

Voor bovenstaande doelstellingen dient BTK onder andere de volgende persoonsgegevens te verwerken:

• Identificatiegegevens zoals uw (voor)naam, geboortedatum, geslacht en nationaliteit.

• Rijksregisternummer

• Contactgegevens: telefoonnummer, adres, e-mailadres

• Financiële gegevens: bankrekeningnummer(s), betalingen.

• Sportieve gegevens: Competitie resultaten, klassement en ranking, inschrijvingen, clubaansluitingen en transfers

• Sportongevallen

• Beeldmateriaal (foto’s en video’s), geluidsopnamen, feedback en testimonials

• Bij officiële trainers en officials: sport specifieke diploma’s en prestaties, VOTAS-ID

• Contractuele gegevens

• Lidnummer

 

Wij verwerken enkel persoonsgegevens die je zelf deelt via o.a. invul- en contactformulieren op onze website of de website van de overkoepelende organisatie (Tennis en Padel Vlaanderen) of via persoonlijk schriftelijk contact (e-mail, briefwisseling).

Persoonsgegevens van minderjarigen (personen jonger dan 16 jaar) verwerken wij enkel als hiervoor toestemming is gegeven door de ouder of wettelijke vertegenwoordiger. Bij discussie zullen redelijke inspanningen worden geleverd om deze toestand te verifiëren.

Er wordt geen enkele categorie van personen onderworpen aan eender welke vorm van geautomatiseerde besluitvorming of profilering.

BTK houdt zich het recht voor om tijdens activiteiten, georganiseerd door BTK, algemeen beeld- en geluidsmateriaal te maken en dit te publiceren via onze kanalen. De betrokkenen hebben recht op schriftelijk bezwaar.

 

 

Verstrekking aan derden

Wij kunnen gebruikmaken van een derde partij voor het verzorgen van:

• Leden- en competitie administratie (Tennis en Padel Vlaanderen)

• Tennislessen & -stages, Tenniskampen (Tennis en Padel Vlaanderen, individuele trainers, vzw Berentrode)

• Terreinreservaties (Tennis en Padel Vlaanderen)

• Sportongevallen (sportongevallenverzekeraar)

• Internetomgeving (webhosting)

• Nieuwsbrieven en uitnodigingen (mailplatform)

• Subsidies (subsidiërende overheden)

• Betalingsdienstverlener

 

Uw persoonsgegevens kunnen enkel voor bovenstaande doelstellingen gedeeld worden.

Verder geeft BTK de door u verstrekte gegevens niet door aan Derden, tenzij dit wettelijk verplicht en toegestaan is (bv. Tennis en Padel Vlaanderen, lokale overheid, politie, gerecht, …)

BTK heeft de nodige stappen ondernomen om na te gaan of de ontvangers van uw gegevens wel afdoende en gepaste waarborgen hebben om de integriteit en vertrouwelijkheid van uw persoonsgegevens te verzekeren.

Als wij persoonsgegevens wensen te delen met derden buiten de beschreven doeleinden van de vereniging zullen wij u hiervoor schriftelijk toestemming vragen.

 

Teneinde het spelen van tennis en padel onder elkaar te faciliteren én de praktische organisatie van de lessen/stages/interclub te ondersteunen, worden naam en telefoonnummer van clubleden/vertegenwoordiger van jeugdleden gedeeld in besloten WhatsApp‑community’s. Deze groepen worden gebruikt voor onderlinge afspraken tussen spelers én voor communicatie door trainers/kapiteins (planning, wijzigingen, praktische info). Elk lid kan zich op elk moment uitschrijven.

 

Bewaartermijn

BTK bewaart de persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het realiseren van het doel waarvoor deze zijn verstrekt, met in acht name van de termijn die noodzakelijk is om aan de wettelijke vereisten te voldoen. BTK verbindt zich ertoe uw gegevens niet langer bij te houden dan maximaal 3 jaar na de beëindiging van het lidmaatschap of deelname aan activiteit voor niet-leden.

 

 

Uw rechten

BTK probeert via huidige policy al zoveel mogelijk informatie te verstrekken aan haar leden om zo transparant mogelijk te zijn wat betreft de verwerking van de persoonsgegevens.

U hebt echter het recht om te vragen over welke persoonsgegevens BTK beschikt, uw gegevens te (laten) verbeteren of wissen als deze onjuist of onvolledig blijken en de verwerking ervan te (laten) beperken voor zover deze niet verwerkt worden op grond van een wettelijke verplichting.

In de mate dat de verwerking zijn grondslag vindt in uw toestemming, hebt u te allen tijde het recht om die toestemming in te trekken. Die intrekking heeft enkel gevolgen voor de toekomst.

U kan uw rechten uitoefenen door een email te sturen naar Bestuur@btkbonheiden.be.

BTK geeft binnen een redelijke termijn gevolg aan uw verzoek of in voorkomend geval, zal BTK u informeren waarom het verzoek zonder gevolg is gebleven of niet tijdig kan worden opgevolgd.

Als U van mening bent, dat uw rechten zijn geschonden, hebt u ook altijd het recht om een klacht in te dienen bij de toezichthoudende autoriteit.

Gegevensbeschermingsautoriteit

Drukpersstraat 35 – 1000 Brussel – contact@apd-gba.be

 

 

Waarborgen

BTK hecht veel belang aan de bescherming van uw persoonsgegevens en daarom neemt zij passende technische en organisatorische maatregelen om uw persoonsgegevens te beveiligen en ze met name te beschermen tegen verlies, wijziging of ongeoorloofde toegang.

BTK beperkt dan ook de toegangsrechten tot uw persoonsgegevens tot die diensten en/of personen waarvoor de toegang vereist is om hun de bovenvermelde doeleinden te vervullen. Er wordt tevens op toegezien dat enkel die persoonsgegevens worden doorgegeven die vereist zijn om de specifiekere doeleinden te verwezenlijken. Deze toegangsbeperkingen verminderen de risico’s op verlies of ongeoorloofde toegang tot de persoonsgegevens. Gebruikersnaam en wachtwoordbeleid wordt standaard toegepast op al onze systemen.

Alle personen die namens BTK van uw gegevens kennis kunnen nemen, alsook Tennis en Padel Vlaanderen zijn geïnformeerd over het belang van de bescherming van persoonsgegevens en zijn gehouden de Algemene Verordening Gegevensbescherming na te leven.

Communicatie naar leden via email zal altijd gebeuren in Bcc mode.

We testen en evalueren regelmatig onze maatregelen.

 

 

Herziening

BTK behoudt zich het recht voor om dit beleid aan te passen en te herzien wanneer zij dit nodig acht en om in overeenstemming te blijven met de wettelijke verplichtingen en/of aanbevelingen van de bevoegde toezichthoudende autoriteit voor de gegevensbescherming.

Van elke wijziging zullen we een aankondiging doen op onze website. De laatste wijziging gebeurde op 21 januari 2026.